営業情報の集約はsalesforceの定着には必要条件
salesforceの導入を決められる際に基幹システムにある売上実績データを取り込みことが前提条件となっていることがよくあります。
営業マンが入力する商談情報や活動情報に合わせて過去の販売実績が見えると顧客の次の購買タイミングがわかるようになり受注確度も高くなります。
効果がわかりやすいため「これが実現できるなら買おうか」ということで受注が決まります。
しかし現実はデータのインポートが上手くできないというお客様が多くいらっしゃいます。
IT部門がある会社様では問題が発生していることはまずありません。salesforceのデータインポート機能は非常に簡単にできるようになっていますので、ITスキルのある人なら簡単だと思えるでしょう。
しかし中小企業さんだとIT部門はなく、営業事務の方や管理部門の方などが実施されることが多く、上手くできずに作業が中断してしまっていることがあります。
弊社も納品時にマニュアルを作成しお渡ししているのですが、IT部門以外の方がデータをインポートできるようになったケースのほうが実は少ないのです。
販売実績がsalesforceに入らない = 適切な訪問タイミングがわからない
ということなので導入目的を考えると大変悲しいことです。
ハードルは何か？
結局、作業手順だけ理解しているだけでは、エラーが発生した場合にどうして良いかわからず、エラーが繰り返し発生するのでやめてしまうということのようです。
エラーの原因はもほぼ決まっています
「取引先にユニークキーがないこと」
99%はこれが原因です。会社は別でも原因は同じなのです
まずユニークキーとは、基幹システム側で振られている取引先が一つしかないことを確定している項目で、得意先コードなどのことです。
基幹システム側のユニークキーをsalesforceの取引先の持たせることで取り込んだ売上実績データが取引先に関連付いた状態で保存されます。
salesforceに持たせたこの基幹システムのユニークキーはsalesforceでは外部キーと読んでいます、読んで字のごとく外部のキー項目ということです。
この取引先の外部キーの値が空欄の取引先が売上実績が取り込もうとするとエラーとなります。
外部キーが空欄になる原因ですが、外部キーの値は基幹システムで取引先が登録された際に発行されますが、新規取引先の登録は一般的には基幹システムよりsaleforceのほうが先に登録されます。
それはsalesforceは見込みの段階から取引先を登録し、基幹システムは受注してから登録するためです。
ですから基幹システムに新規取引先が作成された都度、得意先コードをsalesforceにも更新する必要があります。
得意先コードが空白のまま売上実績をインポートするのでエラーが発生するのです。
リカバリーする方法
仮にエラーが出たしても取引先の外部キーに値を入力しエラーファイルを再度読み込めばインポートは成功するのです。
たったこれだけのことなのですが、これらの意味、なぜエラーが出たのかを理解していないとリカバリーするのはハードルが高いと思われます。
結局データインポートが出来ないお客様は弊社がサポートしエラーのリカバリー対応を半年程度やるとできるようになられます。
salesforce導入を意志決定される経営者の方は、データインポートは簡単にできると思わないことです。
IT専門を職業にしていない人が稼働開始直後から正確なデータを毎日入れ続けることができるかと考えると３ヶ月程度支援しないと難しいです。